Rimborsi spese in fattura: fanno reddito o no?

Vai da un cliente a Milano, paghi 180 euro tra treno e albergo, e glieli riaddebiti in fattura. Fino a un paio d’anni fa la risposta su come trattare i rimborsi spese forfettario era netta: erano compensi, punto. Dal 2025 la risposta è cambiata, ma non è ancora del tutto certa — ed è giusto che tu sappia perché.

Indice

• Rimborsi spese forfettario: cosa è cambiato dal 2025
• Il punto: vale anche per i forfettari?
• Cosa cambia in pratica, in euro
• Cosa fare adesso, in concreto
• Le anticipazioni in nome e per conto restano fuori, come sempre
• È il momento di parlarne, non di decidere da soli
• Domande frequenti

Rimborsi spese forfettario: cosa è cambiato dal 2025

Fino al 2024 la regola era chiara. L’Agenzia delle Entrate aveva stabilito che nel regime forfettario le somme riaddebitate al cliente a titolo di rimborso — viaggio, vitto, alloggio — rientravano tra i compensi: si sommavano al fatturato, si moltiplicavano per il coefficiente di redditività e finivano tassate.

Poi è arrivata la riforma del lavoro autonomo del 2024, che dal 2025 ha cambiato le regole per i professionisti: i rimborsi delle spese sostenute per eseguire un incarico e riaddebitate analiticamente al committente non concorrono più a formare il reddito. In parallelo, quelle stesse spese non sono deducibili.

È un cambiamento di sostanza: prima il rimborso si sommava al compenso, adesso ne resta fuori.

Il punto: vale anche per i forfettari?

Qui la risposta onesta è che si propende per il sì, ma manca ancora una conferma ufficiale.

L’orientamento che sembra prevalere è che la nuova disciplina si applichi anche a chi sta nel forfettario. Gli argomenti sono solidi: il reddito di lavoro autonomo è definito dalle stesse norme del TUIR per tutti, e la stessa Agenzia, quando nel 2021 aveva chiarito il trattamento dei rimborsi, aveva applicato ai forfettari le stesse conclusioni valide per i professionisti ordinari. Se l’allineamento valeva allora, è ragionevole che valga anche ora.

Esiste poi una risposta a interpello di una Direzione Regionale delle Entrate che va esattamente in questa direzione: i rimborsi analitici non sarebbero compenso e non andrebbero assoggettati al coefficiente di redditività.

Perché allora non è chiuso il discorso? Per due ragioni concrete:

• la relazione tecnica alla riforma non ha attribuito effetti finanziari alla modifica con riguardo ai forfettari, il che ha fatto pensare che per loro non cambiasse nulla;
• nel forfettario la disciplina è unica per imprenditori e professionisti, quindi estendere la novità significherebbe trattare diversamente due categorie che il regime tratta allo stesso modo.

E soprattutto: l’Agenzia delle Entrate non si è ancora pronunciata in modo espresso. La risposta della Direzione Regionale non è stata pubblicata ufficialmente, e la dottrina è divisa.

Cosa cambia in pratica, in euro

Se la tesi della non concorrenza è quella corretta, la differenza è concreta.

Un consulente con coefficiente al 78% che riaddebita 8.000 euro di trasferte in un anno:

• se i rimborsi concorrono: 8.000 × 78% = 6.240 euro di imponibile in più, cioè circa 936 euro di imposta al 15%, più i contributi su quella stessa base;
• se non concorrono: zero. Quei soldi restano fuori dal calcolo.

C’è anche un secondo effetto, spesso più importante del primo: la soglia degli 85.000 euro. Se i rimborsi sono compensi, la consumano. Un professionista con 78.000 euro di parcelle e 9.000 di rimborsi sarebbe a 87.000 e uscirebbe dal regime; se i rimborsi restano fuori, è tranquillamente dentro.

Cosa fare adesso, in concreto

In attesa di un chiarimento, ci sono tre cose che puoi fare e che valgono in entrambi gli scenari.

Riaddebita in modo analitico, non forfetario. La nuova disciplina riguarda le spese riaddebitate analiticamente: ogni voce documentata e riportata distintamente in fattura, con la spesa reale. Un “rimborso spese forfetario di 200 euro” a corpo non rientra nel perimetro, e resta compenso in ogni caso.

Paga tutto in modo tracciabile. La riforma ha introdotto obblighi di tracciabilità per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o noleggio con conducente. Pagarle in contanti può far perdere il trattamento agevolato, oltre a costare il beneficio sui pagamenti tracciabili.

Conserva i documenti intestati correttamente. Che si tratti di rimborso analitico o di anticipazione in nome e per conto, la differenza la fa la documentazione.

E poi c’è la soluzione che elimina il problema alla radice: far pagare direttamente il cliente. Se il treno lo prenota lui e l’albergo è intestato a lui, quella spesa non transita da te e non c’è nessuna questione interpretativa da risolvere.

Le anticipazioni in nome e per conto restano fuori, come sempre

Su un punto non c’è mai stato dubbio: le somme anticipate in nome e per conto del cliente, con documentazione intestata a lui, non hanno mai costituito compenso — né prima né dopo la riforma.

È il classico caso dei diritti pagati per conto del cliente o delle imposte anticipate. Richiede però che la spesa sia realmente sostenuta in nome del cliente e documentata di conseguenza: non è un’etichetta che si applica a piacere.

Diverso il caso dell’imposta di bollo che riaddebiti in fattura: quella l’Agenzia l’ha espressamente qualificata come ricavo, e non rientra in questa vicenda perché non è il rimborso di una spesa sostenuta per eseguire l’incarico. Ne parliamo nella guida sulla marca da bollo in fattura.

È il momento di parlarne, non di decidere da soli

Questa è una di quelle materie in cui due professionisti seri possono comportarsi diversamente, entrambi in buona fede, e in cui il chiarimento ufficiale può arrivare da un momento all’altro.

Se nella tua attività le trasferte pesano — e se sei vicino alla soglia degli 85.000 euro il tema diventa doppiamente rilevante — prenota una consulenza gratuita con un commercialista iscritto all’albo: decidiamo insieme quale impostazione tenere e come documentarla. Se invece vuoi solo tenere sotto controllo i tuoi numeri, iscriviti gratis a TurboFisco.

Domande frequenti

I rimborsi spese fanno reddito nel regime forfettario?
Fino al 2024 sì, erano compensi a tutti gli effetti. Dal 2025, con la riforma del lavoro autonomo, si propende per la non concorrenza dei rimborsi analitici anche nel forfettario, ma l’Agenzia delle Entrate non si è ancora pronunciata in modo espresso.

Perché c’è incertezza?
Perché la relazione tecnica alla riforma non ha attribuito effetti ai forfettari e perché il regime tratta allo stesso modo imprenditori e professionisti. Una risposta a interpello di una Direzione Regionale ha però esteso la nuova disciplina ai forfettari.

I rimborsi consumano la soglia degli 85.000 euro?
Dipende dalla stessa questione: se sono compensi la consumano, se non concorrono restano fuori. È il motivo per cui, chi è vicino alla soglia, dovrebbe affrontare il tema con il proprio commercialista.

Che differenza c’è tra rimborso analitico e forfetario?
Il rimborso analitico riporta le singole spese effettivamente sostenute e documentate; quello forfetario è una somma a corpo. La nuova disciplina riguarda solo i rimborsi analitici.

Le spese anticipate in nome e per conto sono comprese?
No, ma per un motivo diverso: non hanno mai costituito compenso, né prima né dopo la riforma, purché la documentazione sia intestata al cliente.

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Riferimenti normativi: DPR 917/1986 (TUIR), artt. 54 e 54-ter (rimborsi delle spese sostenute per l’esecuzione dell’incarico) · D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192 (revisione del regime impositivo dei redditi di lavoro autonomo) · Legge 190/2014, art. 1, commi 54-89